Указать вводные данные
В письме необходимо указать все известные сведения об адресате - его фамилию, имя, отчество, почтовый адрес.
Также в тексте письма необходимо сослаться на дату и номер претензии (если они есть), с указанием почтового идентификатора письма, в котором такая претензия была получена.
Сообщить о намерении исполнить требование
Необходимо четко указать намерение исполнить требование, с указанием суммы исполнения.
К примеру: «Готовы исполнить ваше требование и вернуть сумму в размере [точная цифра] рублей [точная цифра] копеек»
Изложить просьбу о предоставлении реквизитов или пригласить за получением наличных денежных средств
К примеру: «Для осуществления возврата просим вас предоставить следующие данные: полное наименование банка, БИК, корреспондентский счет банка, номер расчетного счета, ФИО владельца счета».
Если у Вас имеется возможность вернуть деньги наличными, к примеру на кассе магазина, необходимо пригласить потребителя за получением денег в конкретную торговую точку - с указанием адреса местонахождения, режима работы.
Разъяснить последствия бездействия
К примеру: «В случае непредоставления указанных реквизитов в течение [укажите разумный срок, например, 30 календарных дней с момента получения письма] , денежные средства будут перечислены на депозит нотариуса по последнему известному нам месту Вашего жительства, а обязанность по возврату денег будет считаться исполненной. Все расходы, связанные с совершением указанного действия, могут быть отнесены в будущем на Вас».
Указать оперативные способы связи
Обязательно укажите контактный номер телефона, чтобы подтвердить в последующем суду,
что связаться с Вами потребитель мог оперативно и быстро.
Направить ответ всеми способами
Отправьте свой ответ на претензию всеми доступными способами и сохраните документы об отправке, чтобы иметь неоспоримые доказательства совершения Вами таких действий.
Обязательно направьте заказное письмо с уведомлением о вручении по почтовому адресу потребителя (главный способ).
Не будет лишним направление СМС-сообщения (если есть номер телефона), с краткой сутью: «Для возврата денег по вашей претензии просим предоставить реквизиты карты/счета. Подробное письмо отправлено вам по почте письмом с номером идентификатора [№]. В случае непредоставления реквизитов средства будут внесены на депозит
нотариуса с отнесением всех расходов на Вас».
Также стоит и позвонить потребителю и продублировать содержание ответа устно, ведя при этом аудиозапись разговора.
Сохраните все квитанции, уведомления о вручении, скриншоты, аудиозаписи.